Profit Software siirsi muutamassa päivässä kaikki työntekijät etätöihin – näin se onnistui

Profit Softwaren ripeä muutos etätöihin koronaepidemian takia sai kiitosta työntekijöiltä. Muutostilanteessa työpaikan hyvä henki näyttäytyy vahvempana kuin koskaan.

“Olen aina ajatellut, että meillä on hyvä työyhteisö. Nyt tiedän sen. Hyvä henkemme kantaa myös virtuaalisesti”, järjestelmäratkaisuja ja konsulttipalveluita toimittavan Profit Softwaren markkinointi- ja viestintäjohtaja Linda Strömsten toteaa.

 

Linda Strömsten etätyö Profit Sofware
Linda Strömsten on tyytyväinen, että heillä reagoitiin jo varhaisessa vaiheessa koronaviruksen aiheuttamiin haasteisiin työssä.

Koronaepidemia on vauhdittanut 230 henkeä Suomessa, Tallinnassa ja Ruotsissa työllistävän asiantuntijaorganisaation hurjaan etätyöloikkaan. Muutamassa päivässä valtaosa yrityksen työntekijöistä on siirtynyt onsite-työskentelystä kotiin.

Profit Software toimii finanssi-, pankki- ja vakuutusalalla ja tarjoaa asiakkailleen ohjelmistoratkaisuita ja asiantuntijapalveluita. Noin 150 yrityksen työntekijää työskentelee päivittäin tai vähintäänkin monta päivää viikossa asiakkaiden tiloissa.

Sanna Hyvönen etätyö
Sanna Hyvönen kertoo, että keinoja tehdä työt etäyhteyksien avulla on löytynyt hyvin.

“Meidän alallamme on jonkin verran asiakkaita, joiden toiminta on perustunut paikan päällä tehtävään työhön. Koronatilanteen myötä olemme yhdessä keskustellen löytäneet keinot tehdä työt etäyhteyksien avulla”, yrityksen Hr Manager Sanna Hyvönen sanoo.

Ässä hihassa helpotti etätöitä

Kun koronatilanne alkoi kiristyä, Profitilla ei jääty aikailemaan. Yrityksen toimitusjohtajalta tuli työntekijöille jo torstaina 12. maaliskuuta kehotus jäädä kotitoimistolle etätöihin. Ketään ei pakotettu, mutta viesti oli vahva suositus. Työntekijät olivat helpottuneita, sillä viesti kertoi, että tilanne otetaan vakavasti.

“Viestistä tuli paljon kiitosta. Sitä arvostettiin, että reagoimme nopeasti muuttuvaan tilanteeseen ja teimme linjauksen etätöistä”, Sanna Hyvönen sanoo.

Nyt etätyötä on tehty viikko. Sinä aikana Profitin johtoryhmä, toimitusjohtaja ja asiakasvastaavat ovat joutuneet neuvottelemaan asiakkaiden kanssa etätyöhön siirtymisestä, jotta kaikki työntekijät pääsevät kotitoimistolle.

“Kaikkien asiakkaiden kanssa on löydetty nyt sopiva etätyöskentelymalli”, Profitin talous- ja henkilöstöjohtaja Nathalie Kuosa iloitsee.

Nathalie Kuosa
Nathalie Kuosan mukaan monilla on myös pieniä lapsia kotona ja se pitää huomioida etätyötä suunniteltaessa.

Toiminta Profitilla on ollut ripeää. “Kriisiviestinnän elementit todella täyttyivät. Piti reagoida sisäisesti, mutta samalla viestiä asiakkaiden kanssa ja tehdä esimerkiksi jatkuvuussuunnitelmat”, Linda Strömsten ja Sanna Hyvönen kertovat.

“Olemme tavallaan poikkeus monesta muusta yrityksestä, koska it-yrityksenä projektityöt ja niille tyypilliset työmetodit, kuten Scrum, ja työkalut, kuten Slack tai Microsoft Teams ovat meille tuttuja. Mentaliteettimme ja valmiutemme tehdä etätöitä on siis poikkeuksellisen hyvällä tasolla”, Strömsten muistuttaa.

Avoimuus ja aitous auttavat uudessa tilanteessa

Vaikka Profitin kaltaiselle yritykselle harppaus etätyöhön ei ole tuntunut mutkikkaalta, on tilanne silti heillekin aivan uusi. Etätyön haasteita ja työntekijöiden hyvinvoinnin varmistamista on pohdittu viime päivinä paljon.

Suurimmiksi onnistumisiksi Kuosa, Hyvönen ja Strömsten listaavat nopean ja sujuvan viestinnän ja varhaisen toiminnan. Se on rauhoittanut ja lohduttanut uudessa tilanteessa.

Kriisi- ja muutostilanteissa yrityksen arvot punnitaan. “Meillä on tosi hyvä ja pidetty työyhteisö, jossa vallitsee vahva auttamisen kulttuuri. Välitämme aidosti toinen toisistamme ja se on näkynyt myös tässä tilanteessa”, Sanna Hyvönen sanoo.

Läheisyyttä etänä

Nyt kun töitä Profitilla tehdään etänä, pitäisi silti virtuaalisesti pystyä olemaan työkavereita lähellä. Miten se onnistuu ruudun takaa?

“Päätimme alkaa tehdä perjantaisin How are you doing? -kyselyä, koska haluamme seurata ihmisten hyvinvointia. Eilen laitoin myös ensimmäisen kutsun toimipaikkani kollegoille virtuaali-aftereille”, Strömsten kertoo.

Hyvinvointikyselyiden ja virtuaali-aftereiden lisäksi palavereissa on jaettu jumppavinkkejä olkapäiden ja kropan vetreytykseen, työpäivän aikana lähdetty virkistäville virtuaalisille kävelylenkeille työkaverin kanssa ja esimiesten omalla Slack-kanavalla muistutettu pitämään tiimeihin yhteyttä.

“Monella on nyt myös pienet lapset kotona. Yritämme olla joustavia ja keksiä ratkaisuja siihen, miten voisimme helpottaa heidän arkeaan”, Kuosa sanoo.

Silti mikään ei korvaa oikeaa halausta. “Saan normaalisti työyhteisöstä niin paljon voimaa, että kun pääsemme takaisin työpaikalle, kaipaan kyllä isoa joukkohalausta”, Strömsten toteaa.

Profitin vinkit etätyöhön

Satsaa työvälineisiin. “Meillä työpaikalta saa tuoda kotiin kaikki tarvittavat työvälineet hiiristä näyttöön tai vaikka työtuoliin. Tärkeintä on tehdä etätyöoloista kotona mukavat ja mahdollisimman ergonomiset.”
Esimiehillä on iso rooli etätyön johtamisessa. “Jokainen päivä aloitetaan yhteisellä palaverilla, jossa voi tsempata toisia. Palaverissa voidaan jakaa vaikka parhaat vinkit taukojumppaan.”

Pitäkää rutiineista kiinni. “Vaikka rutiinit eivät olekaan samanlaisia kuin aiemmin, niistä on hyvä pitää kiinni. Meillä on ollut tapana juoda toimistolla kahvit klo 14. Nyt kahvittelemme tiimin kesken virtuaalisesti Teamsissa iltapäivisin – eilen jopa perheenjäsenet saivat osallistua!”
Huolehdi työn tauoista. “Palavereista toiseen siirtyessä se voi olla hankalaa. Tauoilla voi vaikka venytellä. Olemme listanneet myös muita vinkkejä taukoihin.”

Viestintäkanavat järkeviksi ja aktiiviseen käyttöön. “Ihmisillä on kova tarve puhua ja kertoa kuulumisistaan, koska emme tiedä, milloin näemme taas. Viestinnän pitäisi silti olla fiksua. Olemme esimerkiksi perustaneet uusia kanavia Slackissa.”

Päivä ja viikko kerrallaan. “Käytämme paljon sanoja toistaiseksi ja tällä erää. On ahdistavaa laittaa liikaa aikamääreitä. Pitää edetä maltillisesti.”

Lue lisää ajankohtaisista asioista  ja lisää vinkkejä etätyöskentelyyn löytyy täältä. Kattavan valikoiman työvälineitä sujuvaan etätyöhön löydät verkkokaupastamme.