Hyppää sisältöön

Pilvi kuuluu kaikille – 7 faktaa pilvipalvelun parhaista puolista

Pilvipalveluiden käyttö ei ole vain suuryritysten yksinoikeus. Myös pieni yritys saa pilvestä tehoa toimintaan ja ennustettavuutta kustannuksiin. Hyviä vinkkejä toimisto-ohjelmien saat yrittäjää varten koostetusta oppaasta.

Pilvipalveluilla tarkoitetaan sitä, että yritys saa verkon kautta kaikki tarvittavat toimisto-ohjelmat sekä käytännössä rajattoman määrän tallennus- ja palvelintilaa. Silloin yrittäjän ei tarvitse miettiä, missä palvelut pyörivät, ovatko tiedostot tallessa tai kuka vastaa, että ohjelmistot ovat ajan tasalla. Riskit pienenevät, kun esimerkiksi tietokoneen hajotessa ei hukata aikaa ja arvokasta tietoa.

Pilven parhaat puolet yrityksille

Ennustettavat kustannukset. Pilven kautta työskennellessä ICT-kustannukset ovat aina tarkasti tiedossa ja ennustettavissa. Kuukausiveloitus tietystä palvelupaketista on aina sama, eikä yllätyksiä tule. Palvelujen laajentaminen on myös helppoa yrityksen koon ja tarpeiden kasvaessa.

Uusimmat ohjelmistot. Pilvessä on aina käytössä viimeisimmät, päivitetyt työkalut – ilman erillisiä päivityskustannuksia. Oli kyse Wordista, Excelistä tai Powerpointista, sähköpostista tai Skypestä, ajan tasalla olevat ohjelmat toimivat luotettavasti ja loogisesti.

Dokumentit aina saatavilla. Kun dokumentit ovat pilvessä, ne ovat aina saatavilla – tämä on tärkeää myös silloin, kun useamman ihmisen pitää päästä käsiksi samaan tietoon. Tiedostot synkronoituvat automaattisesti palvelimille, ja mahdollisesta käyttäjän laiterikosta tai katoamisesta huolimatta data on taatusti turvassa. Ratkaisut mahdollistavat, että tiedostojen vanhempiakin versioita voi tarvittaessa palauttaa aina 30 päivän takaa. Pilvipalvelimien vikasietotila ja tietoturva ovat huippuluokkaa, ja pääsy dataan on vain sen omistajilla.

Paikasta riippumaton työ. Pilvi mahdollistaa ajasta, paikasta ja laitteista riippumattoman työn. Pienyrittäjän työskentely on usein epäsäännöllistä, joskus asioita joutuu hoitamaan 24/7. Olit sitten konttorilla, kotona tai konferenssissa, läppärin, tabletin tai kännykän kanssa, pääset aina kiinni dataasi.

Tiedon helppo jakaminen. Muistitikut ovat aina hukassa tai saattavat mennä epäkuntoon. Sen sijaan tiedon ja tiedostojen jakaminen pilven kautta on helppoa. Se vähentää sähköpostiliikennettä ja tekee vanhat ratkaisut tarpeettomiksi.

Tieto on turvassa. Pilvessä tietoturva on kunnossa, mutta jokaisen käyttäjän pitää silti huolehtia osaltaan laitteiden ja palveluiden suojauksesta riittävän vahvoin salasanoin. Nykyisin suositellaan helposti käyttöön otettavaa kaksivaiheista tunnistautumista, joka estää asiattomien pääsyn palveluihin. Tietoturvaa on helppo laajentaa lisäpalveluilla tarpeen mukaan: muun muassa turvapostipalvelu tarjoaa suojatun tavan toimittaa tärkeitä asiakastietoja.

Monipuoliset ominaisuudet. Pilvipalveluissa esimerkiksi toimisto-ohjelmien mukana tulee monipuolinen paketti lisäominaisuuksia. Niitä kannattaa hyödyntää yrityksissä täysimääräisesti. Siksi yrityksen sisällä kannattaa sopia, miten työkaluja käytetään ja tietoa jaetaan.

Kiinnostuitko? Lataa Yrittäjän opas toimisto-ohjelmien valintaan

Jutun vinkit antoi Elisan pilvikonsultti Ville Kankare.

Aiheeseen liittyvää