Näin teet työpäivän ajankäytön helpommaksi älypuhelimen avulla

Työpäivän kiireen ja kaaoksen muuntaminen selkeäksi ja suoraviivaiseksi on haastavaa. Sopivilla sovelluksilla ajankäyttöä voi suunnitella, hallita ja helpottaa missä vain.

Työpäivät ovat harvoin samanlaisia. Kaikkien tehtävien ja sovittujen tapaamisten muistaminen on hankalaa. Onneksi tehtävien ja ajankäytön hallintaan on helppokäyttäisiä sovelluksia, joilla kiireen tunteen saa kuriin ja työpäivät tehokkaammiksi. Hyvät sovellukset vastaavat henkilökohtaista sihteeriä, kun opettelee käyttämään niitä. Sovellukset tallentavat ajankäyttöön liittyvän datan pilvipalveluihin, jolloin tieto ei katoa, vaikka puhelin tai tietokone hukkuisi. Oleelliset tiedot ovat käytettävissä myös tietokoneella, jolloin työpäivän voi suunnitella koneella ja seurata sen toteutumista puhelimella.

1. Parempi kalenteri

Paperisen kalenterin käyttöä ei voi mitenkään enää perustella. Pilvessä sijaitseva digikalenteri on aina matkassa puhelimessa. Puhelimeen valmiiksi asennettu kalenteri on harvoin paras vaihtoehto tehokäyttäjän tarpeisiin. Monipuolisempien kalenterisovellusten avulla työtehtävien hallinta on selkeämpää ja yksityiskohtaisempaa.

Fantastical 2 on yksi monipuolisimmista Applen laitteille suunnitelluista kalentereista. Se synkronoi tiedot nätisti tavallisen Kalenteri-sovelluksen kanssa ja tarjoaa monipuolisempia ominaisuuksia sekä tehokkaamman yleisnäkymän tuleviin tapahtumiin. Androidin CloudCal on erikoistunut ajankäytön seurantaan. Sovellus näyttää joka päivän kohdalla, miten paljon ajasta on varattu tai vapaana. Hyviä suomenkielisiä vaihtoehtoja ilmaiskalentereiksi ovat Google-kalenteri sekä Microsoftin Outlook.

Fantastical 2 (iOS) 5,49 €
CloudCal (Android) ilmainen / 3,99 € Pro
Google-Kalenteri (Android / iOS) ilmainen
Microsoft Outlook (Android / iOS) ilmainen

2. Tehtävälistat yksinkertaisesti

Hyvät tehtävälistat muistuttavat tulevista ja tekeillä olevista töistä ja tehtävistä. Suoritetut tehtävät on helppo rastia päivän aikana listalta ja edetä seuraaviin. Erittäin helppokäyttöinen vaihtoehto tehtävälistojen ylläpitoon on suomenkielinen Microsoft To-Do, joka toimii kaikilla älypuhelimilla. Tehtäviin voi lisätä halutessaan määräaikoja helpottamaan tehtävien priorisointia.

Applen laitteilla yksinkertaiseen tehtävälistaan riittää valmistajan monipuolinen Muistiinpanot -sovellus, joka synkronoi tiedot automaattisesti Mac-tietokoneiden kanssa. Tietoja on helppo jakaa muilla Apple-käyttäjille. Monipuolisempiin muistiinpanoihin ja tehtävälistoihin voi kokeilla Google Keep -sovellusta.

Microsoft To-Do (Android / iOS) ilmainen
Google Keep (Android / iOS) ilmainen

3. Palaverit kootusti

Palaverien sopiminen puhelimitse tai sähköpostitse useille osallistujille on hankalaa ja aikaa vievää. Doodle on erikoispalvelu, jonka avulla yhteispalaverit voi sopia helposti. Englanninkielinen ilmaissovellus sopii myös kaikenlaisten kyselyiden tekoon. Ideana on, että kaikki vastaavat kyselyyn, ja tuloksen perusteella saadaan mahdollisimman hyvä vaihtoehto valittua.

Kyselyiden luominen on helppoa. Otsikon jälkeen syötetään eri valinnat, kuten vaihtoehtoiset ajankohdat. Asetuksissa äänestystapoihin voi vaikuttaa esimerkiksi pakottamalla vain yhteen vastaukseen tai antamalla mahdollisuuden sulkea pois eri vaihtoehtoja. Kyselyt voi jakaa sähköposti ohella pikaviestipalveluissa tai suoraan linkillä.

Doodle (Android / iOS) ilmainen

4. Lukemattomat työtehtävät haltuun

Kun työpäivät koostuvat useista rinnakkaisista askareista, on hyvä koota työt aihepiireittäin tauluiksi. Tehtävänhallinta onnistuu kätevästi suomenkielisellä Trello-sovelluksella, joka toimii niin mobiililaitteilla kuin tietokoneella. Trellossa käyttäjä luo palveluun tauluja, joihin voi koostaa listoja eri aiheista. Listat koostuvat edelleen korteista, jotka ovat esimerkiksi konkreettisia työtehtäviä aikarajoineen. Kortteihin saa luotua tarkistuslistoja, joiden avulla tehtävien etenemistä voi tarkastella. Sovellus toimii hyvin niin yksityiskäytössä kuin isompienkin organisaatioiden käytössä kattavien kommentointiominaisuuksien ansiosta. Toinen vaihtoehto monipuolisempaan työtehtävien hallintaan on Microsoftin suomenkielinen OneNote. Monipuolinen sovellus sopii myös erilaisten muistiinpanojen tekemiseen ja hallintaan.

Trello (Android / iOS) ilmainen / 5,49 €/kk Gold
OneNote (Android / iOS) ilmainen

5. Työpäivän tuntiseuranta helpottaa laskutusta

Suunniteltu työpäivä on jo puoliksi tehty. Tehokkaassa työskentelyssä aikaresurssit on hyvä jakaa jo päivän tai viikon alussa, jotta kaikki tehtävät saa suoritettua ajallaan. Työaikaa tarkistelemalla oppii, kuinka paljon aikaa oikeasti eri tehtäviin kuluu. Seurannasta on erityisesti hyötyä tuntilaskutusta harjoittaville yrityksille.

HourStack on pilvipohjainen palvelu, jolla voi suunnitella ja seurata omaa ajankäyttöään monipuolisesti. Päivät suunnitellaan luomalla niille tehtävät aika-arvioineen. Jokaiselle viikonpäivälle voi määrittää oletuskeston, joka on käytettävissä. Kun tehtäviä suoritetaan, käynnistetään aikalaskuri, joka mittaa tehtävään kuluvaa aikaa. Kun tehtävien välillä vaihdellaan kesken päivän, voi aikalaskurin tauottaa ja siirtää ajan juoksemaan toisessa tehtävässä. Kun työ on suoritettu loppuun, merkitään se suoritetuksi. Sovellus näyttää selkeästi, onko tehtävä suoritettu ajallaan vai onko siihen kulunut arviota enemmän aikaa.

HourStack (Android / iOS) alk. 5,60 $/kk

 


 

Elisa Toimisto 365 on paljon muutakin kuin suositut Office-sovellukset. Kaikenkokoisille yrityksille sopiva palvelu helpottaa viestintää ja töiden suunnittelua sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden kanssa.  Tutustu Elisa Toimistoon.