Näin alueelliset tapahtumat muutettiin virtuaaliksi

Elisa ICT Aamut kokosivat alan asiantuntijoita yhteen eri puolilla Suomea. Korona muutti hetkessä kaiken. Alueelliset tapahtumat muutettiin lennossa virtuaalisiksi. Miten se onnistui?

Kun maaliskuussa Suomen viranomaiset ohjeistivat, ettei yli 500 ihmisen tilaisuuksia enää koronaepidemian vuoksi tulisi järjestää, Elisa teki nopean päätöksen ja muutti alueelliset Elisa ICT Aamut fyysisistä tapahtumista virtuaalisiksi.

“ Yllättävän hyvin virtuaalitapahtumat onnistuivat. Niihin osallistui enemmän ihmisiä kuin mitä paikallisiin fyysiseen tapahtumiin oli alunperin ilmoittautunut. Me elisalaiset, esiintyjät ja kumppanit teimme muutoksen yhdessä”, kertoo Elisa ICT Aamujen Itä-Suomen tilaisuuksia moderoinut Elisan myyntijohtaja  Jarkko Kauhanen.

“Teams-tapahtumien pitäminen ja vetäminen on meille tuttua ja luontevaa. Iso osa elisalaisista työskentelee normaalistikin etänä, keskimäärin 67 päivää vuoden aikana. Se helpotti virtuaalitapahtumien suunnittelua ja toteutusta. Silti virtuaalitapahtuman runko, esitysten kestot ja paneelikeskustelun vetäminen piti miettiä tarkkaan uudestaan. Tilaisuudet myös nauhoitettiin heille, jotka eivät päässeet paikalle”, Kauhanen kertoo.

Esitykset suunniteltiin uudestaan lyhyemmäksi virtuaalitapahtumaan sopivaksi. Myös esimerkiksi paneelikeskustelu piti suunnitella verkkoon sopivaksi.

“Riskinä on että paneelikeskustelussa osallistujat haluavat puhua päällekkäin, mikä on moderaattorille todella vaikea tilanne hallita. Keskustelimmekin paneelikeskustelijoiden kanssa etukäteen, miten toimimme, ja pidimme kenraaliharjoituksen.”

“Palaute, jota olemme virtuaalitapahtumista saaneet, on ollut positiivista”, Kauhanen kertoo. Se mikä vuorovaikutteisuudessa hävitään, voitetaan helppoudessa ja ajan säästössä.

“Ehkä virtuaalitapahtumat sopivat suomalaiseen luonteeseen. Ei tarvitse matkustaa mihinkään ja voi osallistua tilaisuuteen vaikka mökiltä villasukat jalassa”, Kauhanen naurahtaa.

Kokemus etätyön välineistä auttaa virtuaalitapahtumissa esiintymistä

Elisa ICT Aamuissa esiintyneet Sanna Repo ja Antero Istolainen näkevät, että kokemus videoneuvotteluvälineiden aktiivisesta käytöstä omassa työssä auttaa virtuaalitapahtumassa esiintymistä. Virtuaalitapahtumien esityksissä toimivat napakkuus ja lyhyet puheenvuorot.

Vaasan virtuaalisessa ICT Aamussa esiintynyt Repo, Mirkan kanava- ja markkinapaikkajohtaja, kertookin lyhentäneensä esitystään miettimällä, mitä sellaista sanottavaa hänellä on, joka erityisesti kiinnostaa yleisöä.  “Puhujan näkökulmasta tapahtuma meni tosi hyvin. Yhteydet ja tekniikka toimivat, ja Elisa hostasi sisällöt hyvin. Yleisöltä tuli myös konkreettisia kommentteja ja kysymyksiä, mikä oli toiveeni. Tapahtuma lähti lämpöisesti liikkeelle heti alusta lähtien.”

Mikkelin ICT Aamussa esiintynyt Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun ICT-palveluvastaava Antero Istolainen pitää fyysisiä tapahtumia ja virtuaalitapahtumia esiintyjän kannalta aika samanlaisina. “Ei esiintymisessä tarvitse juuri mitään muuttaa. Käyttää vain mielikuvitusta, ajattelee yleisön kameran taakse ja puhuu samalla tavalla kuin puhuisi fyysisessä tapahtumassa”, Istolainen vinkkaa.

Kokeneiden videoneuvottelijoidenvinkit virtuaalitapahtumiin

Elisa ICT Aamun kaltaiset virtuaalitapahtumat syntyvät yhdessä kumppaneiden kanssa. Kysyimme myös heidän kokeneilta videoneuvotteluosaajiltaan vinkkejä videoneuvotteluihin ja virtuaalitapahtumiin.

“Asiakastapaamiset kannattaa järjestää mahdollisimman normaalisti vaikka oltaisiinkin virtuaalisesti yhteyksissä. Videokamera siis päälle, jotta nähdään toisten eleet ja ilmeet. Kun miettii erilaisia videoneuvottelujen ohjelmistoja ja hyviä tietoturvaratkaisuja, niin tänä päivänä virtuaaliset asiakastapaamiset onnistuvat turvallisesti niin älypuhelimella kuin läppärillä”, pohtii Palo Alto Networksin kanavapäällikkö Juha Launonen.

“Virtuaalitapahtumissa järjestäjien ja esiintyjien kannattaa kiinnittää huomiota yleisön osallistamiseen: Miten pystyy osallistamaan toisia ja pitämään keskustelua yllä? Miten materiaalin jakaminen ja lisätiedon antaminen onnistuu? Osallistamista voi helpottaa hyvillä teknisillä työkaluilla. Oma persoona saa näkyä virtuaalitapahtumissa ihan samalla tavalla kuin fyysisissä. Mieti siis, mikä itselle parhaiten toimii ja mikä on se oma tapa toimia virtuaalisesti”, kannustaa Ciscon kanavajohtaja Tiina Säämänen.

“Vaikka fyysiset asiakaskontaktit jäävät puuttumaan, niin osallistujat kokevat virtuaalitapahtumat hyviksi ja saavat hyvän infopaketin esityksistä. Koska matkustamisen kynnys jää puuttumaan, online-tilaisuuksiin myös osallistuu enemmän ihmisiä. Meillä Microsoftilla on myös mietitty ratkaisuja, miten saa paikallisen kokouksen ja etäkokouksen samaan tilaan. Jatkossa varmasti syntyy jonkinlainen kultainen keskitie: fyysinen tapahtuma heille, jotka sen haluavat, ja virtuaalitapahtuma Teams-linkin kautta online-osallistujille. Heille tapahtuman online-isäntä voi esimerkiksi olla juttelemassa tapahtuman taukojen aikana ja tekniikka auttaa siinä, että uudenlaisista tapahtumista saa kaiken irti.”, kertoo Microsoftin Surface Champ Mathias Juslin.

Mikä on Elisa ICT Aamu?

Elisa ICT Aamu kokoaa yhteen alan asiantuntijat päättäjät, Elisan omat asiantuntijat ja teknologiakumppanit. Elisa ICT Aamuissa kerrotaan, mitä tapahtuu, kun kaikki pelaavat yhteen ja saavat aikaan uusia palveluita ja liiketoiminnan kannalta merkittäviä kehitysaskelia.

Katso Elisa ICT Aamujen sekä webinaariemme tallenteita