Millainen pilvipalvelu sopii yrityskäyttöön?

Pilvitallennus ja helppokäyttöiset toimistotyökalut ovat oikea vaihtoehto joustavaan työntekoon yrityksissä. Vaihtoehtojen ominaisuuksissa ja skaalautuvuudessa on isoja eroja. Oikealla valinnalla säästää aikaa ja saa parhaat työkalut käyttöön.

Isojen pilvessä sijaitsevien toimistopalvelun kilpailua käydään Applen, Googlen ja Microsoftin välillä. Kaikissa palveluissa on ideana tuoda yritysten käyttöön pilvessä oleva tallennustilaa ja myös mobiililaitteissa toimivat toimisto-ohjelmistot. Tiedostojen jakaminen ja yhteiskäyttö onnistuu kaikkialta helposti. Tallennustilaa palveluissa on peruskäytössä 5-1000 gigatavua, jota voi kasvattaa lisämaksusta.

Ilmaisversiot harvoin riittävät yrityskäyttöön

Sekä Apple että Google tarjoavat pilvipalveluiden kevytversioita veloituksetta. On kuitenkin naiivia ajatella, että ne olisivat ilmaisia, sillä jotain kautta palvelun tarjoajat tuotteensa rahastavat. Kannattaa siis pohtia, oletko itse tuote, jos rahaa ei käytöstä peritä.

Applella palvelu on sidottu sen omiin laitteisiin, joten iCloudin ja pilvisovellusten hinta tulee käytännössä maksettua hankinnan yhteydessä. ICloudin perustila on vain viisi gigatavua, joten yrityskäyttäjien on nopeasti pakko siirtyä kuukausimaksulliseen versioon. Googlella on oikeus ilmaispalvelussa tuotettuun sisältöön. Vaikka sitä ei ulkopuolisille jaettaisikaan, voi sitä hyödyntää esimerkiksi mainonnan kohdentamisessa.

Google G Suite

Googlen yrityskäyttöön tarjoama G Suite on rakennettu selaimen päälle ja kaikki tiedostot on tallennettu Google Driveen. Tietokoneelle ei ole erikseen asennettavia ohjelmia vaan dokumentteja, taulukoita ja esityksiä muokataan suoraan selaimessa.

Ratkaisu vaatii jatkuvan nettiyhteyden toimiakseen. Hyvänä puolena ohjelmien päivityksistä ei tarvitse olla huolissaan, koska ne päivitetään suoraan palvelimen päässä. Mobiililaitteille on omat sovellukset, joita voi käyttää selaimen rinnalla. G Suiten vahvuus on toimivuus kaikissa ympäristöissä: Windows, MacOS, Android, iOS ja ChromeOS.

G Suite sopii parhaiten yrittäjille, joiden työntekijöiden määrä pyörii kymmenen ihmisen tiimeissä. Tällä määrällä yhteiskäyttö ja ominaisuudet pysyvät käyttökelpoisina ilman ongelmia. Tosin isot taulukot tuottavat ongelmia, mikä on hyvä tiedostaa. Tarjolla on yksityisyrittäjälle riittävän ilmaisversion ohella maksullisia vaihtoehtoja, joilla tallennustilaa voi kasvattaa.

Apple at Work (iCloud)

Applen iCloud ja toimistosovellukset löytyvät Mac-tietokoneille ja iOS-laitteille ilmaiseksi. ICloud-pilvipalveluun tallennettuja tiedostoja voi käyttää selaimen kautta ja ladata iCloud-sovelluksen tiedostojen synkronointia varten myös Windows-laitteille.

Sovellukset on suunniteltu pitkälti henkilökohtaiseen käyttöön helppokäyttöisyyden ja ominaisuuksiensa osalta. Ne soveltuvat käytännössä parhaiten yksityisyrittäjälle, joka ei tarvitse tiimityöskentelyyn välineitä vaan haluaa tiedostonsa omaan käyttöön ja tilapäisen jakomahdollisuuden muille.

Ominaisuudet ovat selkeästi suppeat tehokäyttäjän kannalta. Helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus on optimoitu aloittelijaa ajatellen, mikä madaltaa askelta ohjelmien käyttöön. Mutta esimerkiksi suomen oikoluku ja taulukkolaskennan vaihtoehdot jättävät toivomisen varaa.

Applen pilviratkaisu ei skaalaudu joustavasti monelle käyttäjälle eikä yhteistä pilvitilaa saa rakennettua vaivattomasti. Yksityisyrittäjälle iCloud riittää ja tarjoaa helpon ja automatisoidun tavan saada kaikki tiedostot jaetuiksi Mac-tietokoneille ja iOS-mobiililaitteille. Muille alustoille iCloud ei sovellu.

Microsoft Toimisto 365 (Office 365)

Microsoftin Office 365 on kaiken kattava pilvipalvelu, joka toimii nykyään natiivisti kaikilla alustoilla: Windows, MacOS, Android ja iOS. Ohjelmien ohella palvelua voi käyttää selaimella. Kuukausimaksullinen palvelu on huomattavan joustava käyttäjämäärän ja tallennustilan suhteen. Käytännössä se soveltuu hyvin jo yhdelle käyttäjälle, mutta pääsee täysiin oikeuksiinsa työryhmän kasvaessa.

Word, Excel ja Powerpoint ovat useimmille käyttäjille entuudestaan tuttuja ja niiden suomennokset ja työkalut ovat kilpailijoita laajemmat. Sovellusten ohella Toimisto 365:een kuuluu teratavu pilvitallennustilaa, mikä riittää käytännössä hyvin kaikkien medioiden jakoon ilman lisätilauksia.

Paketin erikoisuuksia ovat Bookings online-ajanvarauspalvelu ja Teams. Bookings integroituu suoraan käyttäjän kalenteriin. Se soveltuu erinomaisesti asiakaspalveluun erikoistuneille pienyrittäjille ja mahdollistaa ajanvarauspalvelut suoraan asiakkaille helposti.

Teams-sovellus niputtaa yhteen paketin ohjelmat ja tuo ryhmätyöskentelyyn erinomaiset työkalut muuttamaan perinteisen kankeat työtavat. Sen kautta voidaan laatia yhteisiä dokumentteja, videoneuvotteluja, muistioita, kalenterikutsuja ja paljon muuta ennen sähköpostilla hoidettuja asioita.

Teamsin työtilojen kautta voidaan asiakkaille luoda yhteisiä tiedostojakoja hallitusti. Teams saa kaiken säilymään yhdessä paikassa, joten tiedon etsiminen jälkeenpäin on merkittävästi helpompaa. Teamsiin saa myös kolmannen osapuolen sovelluksia. Projektien hallintaan soveltuu paketin Planner.

Yhteenveto: Toimisto 365 on monipuolisin

Toimisto 365:n monipuolisuus ja joustavuus ovat selkeitä etuja Applen ja Googlen ratkaisuihin verratessa. Kun kaikki löytyy yhdestä paketista, säästyy merkittävästi aikaa erillispalveluihin verratessa jo pelkästään vain yhden tunnuksen myötä. Toimisto 365 sisältää lisäksi kattavan käyttöoikeuksien ja laitteiden hallinnan, jonka kautta aloittavien ja lopettavien työntekijöiden pääsy palveluihin on helposti hallittavissa.

Microsoft ei pääse käsiksi asiakkaan tietoihin missään vaiheessa. Tiedostot ovat tallessa EU-alueella pilvipalveluissa ja palvelut noudattavat gdpr-säädöksiä. Tietoturvaa voi hankkia maksullisilla lisäosilla. Niitä ovat muun muassa tekoälypohjainen pääsyhallinta tunnetuiden laitteiden osalta sekä epäilyttävän toiminnan vaatimat lisävarmistukset.

Elisalta ostaessa Toimisto 365 -käyttäjät eivät jää ilman tukea. Elisan löytyy suomenkieliset tukipalvelut ja yritysguru, joiden kanssa ongelmat saa ratkaistua vaivattomasti. Tutustu https://yrityksille.elisa.fi/toimisto-365