Keskitä firman IT ja tee työsi rauhassa

Rakennusalan konsulttitoimisto Copla keskitti IT-ympäristönsä Elisalle. Kuukausimaksulliset palvelut auttoivat eroon pirstaleisesta IT-järjestelmästä, jota on vaikeaa hallita.

Rakennusalan konsulttiyhtiö Copla taklaa rakennusalan rakenteita kännykkä kädessä ja terävällä digitaalisella kärjellä.

”Rakennusala on ottanut aika hitaasti digitaalisuutta käyttöönsä. Töitä tehdään edelleen paljon kynällä kirjoittamalla ja kameralla kuvaamalla, vaikka se vie aikaa tarpeettoman paljon”, Coplalla DocStarter-tuotepäällikkönä työskentelevä Mikko Kajander sanoo.

Vuonna 2011 perustettu Copla työllistää yhdeksän henkilöä, joista noin puolet tekee rakennusalan valvonta- ja suunnittelutöitä. Loput työskentelevät yrityksen kehittämän DocStarter-ohjelmiston parissa, jonka avulla ammattilaisten tarvitsemat rakennustekniset asiakirjat syntyvät tietokoneella ja matkapuhelimella käden käänteessä.

Toimivat ja luotettavat IT-ratkaisut ovat Coplalle elintärkeitä, sillä suuri osa töistä tehdään asiakkaiden luona ja työmailla. Viime kesänä yritys keskitti kaikki IT-ratkaisunsa Elisalle yhdeksi paketiksi.

”Hankinta, koordinointi ja etenkin ongelmanratkaisu yksinkertaistuvat. Etenkin ongelmatilanteissa on hankalaa, jos eri tuotteita on hankittu firmaan sieltä täältä. Silloin käy helposti niin, että kukaan ei vastaa kokonaisuudesta.”

Suunnitelmat säkän tilalle

Vielä viime kesänä Copla toimi kuten tuhannet pienet suomalaisfirmat. Elisalta oli hankittu nopea Netti Plus Kuitu 100M -internetyhteys, mutta esimerkiksi etäyhteyden yrityksen palvelimelle mahdollistava VPN oli viritelty omalla porukalla.

Tee se itse -kulttuuri on pienissä firmoissa yleistä. Välillä mennään taidolla, välillä tuurilla. ”Toimintatapa on ok niin kauan, kun hommat toimivat. Isommissa firmoissa hommat ovat hanskassa, mutta pienissä yrityksessä ei kuitenkaan aina osata, tai ehditä ajatella IT-infran toimintaa ja luotettavuutta proaktiivisesti, vaikka niin juuri pitäisi tehdä”, Kajander sanoo.

Siitä huolimatta, että tänä päivänä tiedon ja tuloksen välille voi vetää yhtäläisyysmerkit. Coplassa päätettiinkin, että yrityksen toiminta turvataan parhaiten keskittämällä tietojärjestelmät yhdelle toimijalle. Ensin Coplaan päätettiin hankkia Elisan yritysliittymään yhdistetty Palomuuri ja sen seuraksi Elisan VPN-palvelu.

”Meillä oli Elisan puhelimet ja numerot sekä verkkoyhteys, joka oli toiminut hyvin. Koska kokemukset yrityksestä olivat hyviä, päätimme jatkaa samalla tiellä.”

Lähiverkko Plus ratkaisi ongelman

Pian hankintojen jälkeen näkyivät taivaalla tummat pilvet. Vaikka Elisan ja Coplan välillä asiaa ratkottiin vimmalla, etäyhteydet yrityksen palvelimelle mahdollistava VPN-yhteys ei vai alkanut toimia.

”Elisan päässä näytti siltä, että kaikki toimii, mutta meidän päässämme se ei oikein näkynyt. Se ärsytti, mutta kärsivällisyyttä kuitenkin riitti, sillä meille VPN oli lisäpalvelu, jonka toimimattomuus ei aiheuttanut katkoja työhömme”, Kajander sanoo.

Lopulta selvisi, että vika oli VPN-palvelun ja Coplan oman reitittimen yhteensopivuudessa. Ongelma ratkaistiin Elisan Lähiverkko Plus -palvelulla, jossa Copla sai kuukausimaksullisella palvelusopimuksella toimistolleen toimivan sisäisen verkon.

”Nyt voimme luottaa siihen, että homma toimii, eikä sitä tarvitse miettiä sen enempää. Jos purkki hajoaa, Elisa tuo tilalle uuden ja työt jatkuvat. Oma Elisa -sovelluksella puolestaan on helppoa seurata koko kokonaisuuden toimintaa.”

Pienessä yrityksessä on tärkeää, että ihmiset voivat käyttää työaikansa siihen, mitä he osaavat ja mistä liikevaihto kasvaa.

Etätyöt sujuvat nyt hyvin

Kun lähiverkko alkoi toimia, ei Coplassa ole tarvinnut katua. Päinvastoin, Kajander sanoo.

”Ihmiset toimistolla ovat olleet tyytyväisiä, kun verkko toimii nopeasti. Tuntuu siltä, että koko työnteko olisi kokonaisuutena helpottunut. Mielestäni Elisa hoiti tämän hienosti ja kekseliäästi.”

Vaikka suuri osa asiantuntijatyöstä tapahtuu asiakkaiden luona ja ´kentällä´, alan perinteisiin kuuluu työnteko toimistolla ja esimerkiksi lounaalla käynti työkavereiden kanssa. Se on vain hyväkin, kunhan se ei ole tietotekniikan sanelema pakko.

”Toimiva VPN mahdollistanut sen, että toimistolle ei ole aina pakko ajaa tekemään töitä, vaan niitä voi jatkaa kotoa. Näin pääsemme myös turhista ja aikaa kuluttavista ajomatkoista eroon”.

Salatun yhteyden mahdollistava VPN:n on tärkeä työkalu silloin, kun työhön tarvittavat tiedot sijaitsevat yrityksen omalla palvelimella. Pilvipalvelut ja verkkoyhteydet kuitenkin kehittyvät koko ajan, mikä mahdollistaa suurtenkin tietomäärien sujuvan käsittelyn pilvessä.

”Se on meilläkin varmasti harkinnassa jossakin vaiheessa. Tarkoitus on päästä eroon omasta tiedostopalvelimesta ja siirtää aidosti kaikki data pilveen jo sieltä hankittujen työkalujen rinnalle.”