IT-investointi, joka maksaa itsensä takaisin

Kysyin helmikuulla järjestetyssä Elisan Pilvipäivässä noin 60 kuulijan keskuudesta, ketkä ovat olleet mukana tekemässä IT-investointipäätöksiä ja ottamassa erilaisia liiketoimintaa tukevia järjestelmiä käyttöön. Käsiä nousi runsaasti. Jatkokysymyksenä esitin, kuinka moni on mitannut kyseisten investointien hyötyjä ja kannattavuutta. Kukaan ei viitannut.

Poiketen vaikka tuotannollisista investoinneista, IT-investoinnit nähdään lähinnä kulueränä, jossa jokainen teknologiaan investoitu euro on liikaa. Samaan aikaan voidaan kuitenkin todeta, että mikään liiketoiminta ei menesty ilman tukea teknologialta. Miksi IT-alustaan ei suhtauduta samalla tavalla, kuin tuotannon mahdollistavaan koneeseen tehtaan lattialla? Miksi emme ole kiinnostuneita tuloksista ja mittaa hyötyjä? Ehkä syy löytyy siitä, että lähestymme IT-hankkeita vanhoilla menetelmillä.

Kaikki IT ei ole taottu samasta ”raudasta”

Yrityksillä on käytössään kymmeniä erilaisia järjestelmiä. On toiminnanohjausta, taloushallintoa, puhelinjärjestelmiä ja vaikka mitä. Järjestelmillä on hyvin erilainen rooli siinä, miten ne tukevat liiketoimintaa. Toisten järjestelmien tehtävänä on mahdollistaa liiketoiminta huolehtimalla, että raha liikkuu ja ”tehdas” on käynnissä. Toisten järjestelmien tehtävänä on sen sijaan luoda tehokkuutta arkeen ja näkyvyyttä asiakasrajapinnan työskentelyyn.

Gartner kuvaa tätä kokonaisuutta omassa konseptissaan seuraavasti:

Tässä mallissa esim. ERP-järjestelmä on osa Systems of Record kerrosta, joka on IT-alustan ja liiketoiminnan kivijalka. Kolmannessa ja ylimmässä kerroksessa luodaan kyvykkyyttä muutokseen ja kokeellisten ja ketterien menetelmien avulla luodaan kilpailukykyä ja uudistetaan liiketoimintaa. Tämän mallin tärkein opetus on se, että kaikkia kerroksia tarvitaan, jos halutaan menestyvää liiketoimintaa.

Monessa suomalaisessa organisaatiossa alin kerros on olemassa ja toiminnassa. Sen päälle ei kuitenkaan ole onnistuttu luomaan tehokkuuden ja kilpailukyvyn tuomaa kerrosta. Miksi? Itse näen tämän niin, että kaikkia IT-hankkeita lähestytään samalla tavalla, vaikka onnistuminen vaatii eri kerroksissa ihan erilaisen lähestymistavan.

Ketterä liiketoiminnan kehittäminen

Ketteriä menetelmiä on käytetty jo pitkään. Ketterissä menetelmissä rakennettava ratkaisu luodaan nopeiden iteraatioiden kautta, joissa fokus on nopeudessa ja tuloksista oppimisessa. Menestymisen mittari on itse sovellus, ei dokumentaatio. Teknologian kehittyminen on tuonut ketterän kehittämisen mahdolliseksi myös liiketoiminnalle. Ketterä liiketoiminnan kehittäminen tähtää siihen, että nopeissa kehityssprinteissä luodaan kyvykkyyttä, tehokkuutta ja automaatiota liiketoimintaan. Kehittämisen polttoaineena on mitatut hyödyt, uuden oppiminen ja saavutetut tulokset. Ketterä kehittäminen vaatii taustalleen teknologiaa, joka on ketterämpää ja vähemmän liiketoimintakriittistä, kuin esim. ERP. Tästä hyvänä esimerkkinä on Power Platform, josta on saatu todella lupaavia tuloksia niin ulkomailla, kuin Elisan asiakkaiden keskuudessa Suomessa.

Rahat takaisin kolmessa kuukaudessa

Elisalla on vahva osaaminen Microsoftin Power Platform tuoteperheen ratkaisuihin. Ne edustavat Gartnerin kuvan ylintä, kilpailuetua luovaa kerrosta, joka hyödyntää jo olemassa olevaa IT-alustaa. Forrester on tutkinut Power Platformia hyödyntäviä organisaatioita Yhdysvalloissa ja löytänyt aika mielenkiintoisia tuloksia. Ehkä merkittävämpänä tuloksena on alle kolmen kuukauden takaisinmaksuaika. Ketterällä menetelmällä ja ketterillä työkaluilla tehty investointi on siis kuitannut itsensä takaisin alle kolmessa kuukaudessa! Kolmen vuoden aikajänteellä yritykset ovat saaneet sijoitetulle pääomalle keskimäärin 362% tuoton. Voidaan siis hyvin helposti sanoa, että tekemättä jättäminen olisi ollut kaikista kallein vaihtoehto.

Miten tämä on mahdollista? Oleellista on ymmärtää, että Power Platformin tuotteilla ei rakenneta täysin uutta ja irrallista sovellusta, vaan luodaan tehtävä- ja roolipohjaisia sovelluksia, jotka hyödyntävät jo olemassa olevaa dataa ekosysteemin alemmista kerroksista. Siten esim. yrityksen elinkaaren ehtoopuolella olevasta legacy-järjestelmästä otetaan vielä viimeiset mehut irti luomalla siihen uudenlaisen esityskerroksen. Toisaalla voidaan rakentaa sovellus, joka hakee dataa useammasta eri järjestelmistä ja sitä kautta tehostaa esim. myyjän arkea.

Mitä me olemme saaneet aikaiseksi asiakkaidemme kanssa?

Tulokset ovat olleet varsin rohkaisevia. Otetaan yksi esimerkki. Rakensimme asiakkaallemme toteutuksen, jossa otimme huoltoliiketoiminnan tueksi käyttöön Dynamics 365 + Power App kokonaisuuden. Aiemmat paperiset työmääräimet jäivät tarpeettomiksi ja jatkossa kaikki data on automaattisesti hyödynnettävissä niin toimiston puolella kuin huoltohallissa. Dynamics automatisoi prosesseja ja tuo tiedon läpinäkyväksi, kun taas Power App tuo datan huoltohenkilön käytettäväksi huoltohallin lattialle.

Entä ne mitatut hyödyt? Pelkästään prosessin kaksi viimeistä vaihetta: laskun tuottaminen ja huoltoyhteenvedon luominen on tehostunut sadoilla työtunneilla vuodessa. Tämä siis vain kaksi viimeistä vaihetta koko prosessissa. Samaan aikaan huoltohenkilön tarve hakea tietoa toimiston puolelta huollon ja toisin päin prosessin eri vaiheissa on vähentynyt oleellisesti. Tästä saadaan myös satojen tuntien säästöt vuodessa.

 

Lue lisää Elisan Microsoft Dynamics-ratkaisuista täällä  ja Power Apps -ratkaisuista täältä.

 

Kirjoittaja: Sami Kankaanpää

Blogin kirjoittaja, Elisan Managing Consultant, Sami Kankaanpää on työskennellyt Microsoftin CRM-ratkaisujen parissa vuodesta 2006 alkaen. Sami on ketterän liiketoiminnan kehityksen puolestapuhuja ja painottaa hankkeissaan nopeita ja mitattavia hyötyjä. Esimerkiksi viime vuonna Samin vetämissä asiakashankkeissa digitalisointiin kokonaisia liiketoimintoja muutamassa kuukaudessa. Asiakkaan sitaatti “ilman tätä kasvu ei olisi ollut mahdollista” kertoo varmaan kaiken oleellisen onnistumisista asiakkaiden kanssa.