ICT-uudistus toi EK:lle ja jäsenille räätälöidymmät palvelut pienemmin kustannuksin

Elinkeinoelämän keskusliitossa tuli vuoden 2014 alussa ajankohtaiseksi uudistaa tapaa, jolla sekä sen omia että jäsenliittojen yhteisiä ICT-palveluja hankitaan, käytetään ja hallinnoidaan. ICT-toimintojen keskittäminen Elisa Appelsiinille on tuonut paitsi uudenlaista joustavuutta myös kustannussäästöjä. Työntekijät saavat nyt helposti käyttöönsä aina ajan tasalla olevat palvelut, jotka toimivat laitteesta riippumatta.

EK:n tietotekniikkapäällikkö Seppo Perkiön mukaan uudistuksen tavoitteena oli tehdä ICT-yhteistyö joustavammaksi sekä liittoyhteisössä että sen jäsenliitoissa.

– Vanha ICT-palvelumalli oli kankea, sillä se käsitti sekä keskusliiton tuottamia ICT-palveluja että ulkopuoliselta tuottajalta kaikille jäsenille keskitetysti ostettavia palveluita. Halusimme tarjota jäsenliitoillemme enemmän liikkumavaraa, jotta ne pystyisivät itse hankkimaan omia tarpeita vastaavat palvelut. Samalla halusimme luopua omien palvelimien ylläpidosta, Perkiö kertoo.

Uutta toimintamallia lähdettiin hahmottelemaan selvittämällä keskusliiton ja jäsenliittojen tarpeet ICT-palveluille.

– Meille Elintarviketeollisuusliitossa keskeistä oli aiempaa joustavampaan pilvibroker-toimintamalliin siirtyminen sekä se, että ICT-palvelut tuottaisi jatkossa yksi toimija, tietohallintopäällikkö Harry Nordman Elintarviketeollisuusliitto ry:stä kertoo.

Tuoksi yhdeksi toimijaksi valikoitui Elisa Appelsiini, joka erottui kilpailutuksessa pilvibroker-palveluihin perustuvalla toimintamallillaan.

Toivottu palvelutaso, turhasta ei tarvitse maksaa

Uudessa toimintamallissa kukin liitto voi hankkia joustavasti pilvestä juuri ne palvelut, joita tarvitsee.

– Emme enää tarjoa yhteisiä palveluita keskusliiton kautta Elisa Appelsiinin tuottaessa ne suoraan kullekin liitolle. Hinnoittelussa siirryttiin volyymipohjaiseen veloitukseen, jossa kustannukset määräytyvät kuukausittaisen käyttäjämäärän ja palveluiden mukaan. Kukin liitto saa siis toivomansa palvelutason eikä maksa turhasta, Perkiö kiteyttää.

– Joustava laskutusmalli on yksi uuden toimintamallin hienoimmista puolista. Kaikki perustuu käyttöön: voimme valita ja aktivoida haluamamme sovellukset käyttöön, jolloin laskutus lähtee pyörimään. Kun sovellusta ei enää tarvita, sen voi poistaa käytöstä ja laskutus katkeaa. Ennen tämänkaltaisia muutoksia oli mahdollista tehdä vain vuositasolla, Nordman selvittää.

Kuukausittaisen käyttäjäkohtaisen hinnan alle on paketoitu kaikki, mitä toimistotyön tekemiseen kaipaa: niin palvelut, laitteet, sovellukset kuin ohjelmien lisenssitkin, aina käyttötarpeen mukaan.

Aikaa omalle ydinosaamiselle

Palvelujen hankkimisessa keskittäminen kannattaa: yhdellä palveluntuottajalla on ICT-ympäristöstä selkeä kokonaiskuva, jolloin siitä voidaan muokata helpommin järkevä kokonaisuus. Kun päivittäiset ICT-asiat ovat asiantuntevan kumppanin hoidossa, jää organisaatioilla aikaa omaan ydinosaamiseen.

– Nyt saamme käyttöömme aina uusimmat sovellukset, kun niitä tarvitsemme. Elisa Appelsiini neuvottelee liittoyhteisössä valitsemiemme sovellustuottajien kanssa kilpailukykyiset käyttöehdot ja optimoi lisensointimallit käyttöömme. Kustannussäästöjä syntyy myös siitä, että pilvipalveluiden käyttöönoton myötä suuri osa ICT-lähitukitoiminnoista voidaan jatkossa tehdä etänä, Nordman kiteyttää.

Mahdolliset ongelmat pystytään ratkaisemaan lähes aina jo ensimmäisen yhteydenoton aikana, mikä vähentää tietotekniikkaongelmiin kuluvaa työntekijöiden aikaa.

Tabletti vai läppäri? Windows vai iOS? Kaikki toimivat!

Yksi tavoite ICT-palveluiden uudistamisessa oli Perkiön mukaan myös pääsy irti laiteriippuvuudesta. Aiemmin organisaatioissa on ollut käytössä vakioidut, kaikille samanlaiset työasemat, mikä hankaloitti työskentelyä esimerkiksi tabletilla.

– Toivoimme saavamme käyttöön palvelut, jotka toimivat millä tahansa laitteella. Näin työntekijät voivat itse päättää, minkälaista työasemaa he haluavat käyttää, läppäriä vai jotakin tablettia, Windowsin vai Applen käyttöjärjestelmää, hän luettelee.

Ratkaisuksi valittiin lähes täysin virtuaalisen työaseman luominen, jossa työpöytäympäristöä ylläpidetään palvelimella. Työntekijät voivat kirjautua organisaation omaan työpöytänäkymään millä tahansa laitteella, jossa on toimiva verkkoyhteys.

Mahdollisuutta paikkariippumattomaan, moderniin työntekoon tarjoavat EK:lla myös käytössä oleva virtuaalinen vaihdepalvelu sekä Elisa Videran toimittamat videoneuvottelulaitteet.

– Videoneuvottelujärjestelmä on jo toiminnassa Helsingin ja Brysselin toimipisteidemme välillä ja tulevaisuudessa se on tulossa muiden liittojen käyttöön, Perkiö valottaa.

Lue lisää Elisa Appelsiinin Pilvipalveluista tästä  ja työasemapalveluista täältä.