Etätyön ja videoneuvottelujen parhaat käytännöt

Koronavirus antoi rajun muistutuksen siitä, että terveyttä uhkaavat pandemiat vaativat yrityksiltä toimivaa etätyön kulttuuria. Hyvä etäetiketti lähtee siitä, että jokainen osallistuja kokee olevansa myös etätyössä osa työyhteisöä.

Maailmanlaajuiseksi pandemiaksi kohonnut koronavirus on saanut lähes jokaisen yrityksen tarkastelemaan etätyökäytäntöjään. Epidemian aikana on tärkeää, että taudin leviämistä rajoitetaan välttämällä kontaktia muihin ihmisiin.

Esimerkiksi Elisalla on ohjeistettu ihmiset tekemään etätyötä mahdollisuuksien mukaan kaikissa niissä tehtävissä, joissa se onnistuu, Elisan henkilöstön kehittämispäällikkö Piia Säylä kertoo.

”Työpaikalle ei normaalistikaan pidä mennä missään tilanteessa, mikäli tuntee itseään yhtään sairaaksi”, Säylä huomauttaa.

Virtuaalikahvit luovat tunnelmaa

Epidemian aikana yrityksen toiminta on turvattava ja pidettävä liiketoiminta elävänä. Se onnistuu parhaiten luomalla yritykselle toimiva etätöiden kulttuuri. Parempien aikojen koittaessa samat etätyön käytännöt toimivat hyvänä pohjana tavallisestikin tehtävälle paikkariippumattomalle työlle.

”Paikkariippumattoman työn tärkeimpiä kulmakiviä on turvallisuus. Jokaisen etätyötä tekevän on ymmärrettävä, millaisia asioita voi puhua ja käsitellä esimerkiksi kahvilan pöydässä töitä tehdessä. Kaikki työt eivät sovi kaikkiin paikkoihin”, Säylä muistuttaa.

Toinen peruspilari on yhteisöllisyys. ”On erittäin tärkeä rakentaa käytäntöjä, jotka tukevat yhteisöllisyyttä ja kokemusta siitä, että jokainen kuuluu etätyössäkin työyhteisöön. Hyviä vinkkejä ovat esimerkiksi virtuaaliset kahvi- ja lounashetket. Elisassa syntyy uusia ideoita näihinkin nyt pikavauhtia, kun tiimit haluavat pitää yhtä koronan aikaan.”

Videokokous on valmisteltuna tehokas

Vaikka epidemiat väistyvät, esimerkiksi ilmastonmuutos ja ihmisten halu vaikuttaa työnteon tapoihin edellyttävät edelleen toimivaa etätyön kulttuuria. Jotta etätyö sujuu, henkilöstöllä on oltava sopivat ja kunnolliset laitteet sekä osaaminen niiden käyttöön.

”Etäkokoustamisen tärkein lähtökohta on kuitenkin niin sanottu etätasa-arvo”, Säylä huomauttaa.

Se merkitsee sitä, että jokainen osallistuja kuulee toisiaan yhtä hyvin ja myös tuntee olevansa kokouksissa yhtä tärkeä. Verkon kautta tapaaminen tuo helposti yhteen ihmiset, jotka eivät muuten pääsisi paikalle. Samalla kuitenkin fyysinen etäisyys tekee sen, että kokouksen agendalta on helppo jäädä tai jättäytyä oman ruudun suojassa syrjään.

”On koolle kutsujan etu ja vastuu, että kaikki saavat suunvuoroja tasapuolisesti. Etäkokous vaatii osallistujilta valmistautumista siinä missä tapaamiset kasvotustenkin, mutta hyvin valmisteltuna se sujuu usein tehokkaasti.”

Viisi askelta kohti etätasa-arvoa

Lue Piia Säylän viisi vinkkiä, joilla luot yritykseesi toimivan etäpalaverien kulttuurin.

  1. Varmista, että jokaisella työntekijällä on kunnolliset ja toimivat laitteet, nopeat nettiyhteydet sekä pääsy työn kannalta tärkeisiin kansioihin ja yrityksen toimintoihin myös etäyhteyden päässä.
  2. Kouluta henkilöstölle videopalaverien käyttö. Kokous sujuu paremmin, kun kaikki osaavat laittaa mikrofoninsa ja videoyhteytensä päälle.
  3. Käytä videoyhteyttä aina kuvan kanssa. Se tuo toiset lähemmäksi ja lisää läsnäolon tuntua. Ettehän toimistollakaan keskustele asiasta kulman takaa.
  4. Luokaa etätyötä palveleva kulttuuri. Videopalavereissa läsnäolo on yhtä tärkeää kuin normaaleissakin palavereissa. Monen asian yhtäaikainen tekeminen on tehotonta.
  5. Muista vaihtelu. Jokaisen työntekijän on hyvä tehdä tietoisia valintoja siitä, milloin päivä etänä sopii työtehtäviin parhaiten ja milloin kannattaisi tulla toimistolle.

Elisa webinaarit:
Etätyön tehoviikot 23.3.-3.4.

Kokoa oma kotitoimistosi näillä:

Office 365 ja Teams 
Langattomat kuulokkeet
Netti kotitoimistolle
Suojaa yhteytesi VPN:llä 
Näytöt tietokoneelle

Lue myös:

ETÄNEUVOTTELUT PITÄVÄT BISNEKSEN ELOSSA KRIISIN KESKELLÄ
TYÖ SUJUU VAIKKA COLOSSEUMIN RAPPUSILLA
LUE LISÄÄ ETÄTYÖVINKKEJÄ