Etäneuvottelut pitävät bisneksen elossa kriisin keskellä

Toimiva etäneuvotteluiden kulttuuri auttaa yrityksiä pienentämään hiilijalanjälkeä ja sopeutumaan yllätyksiin.

Turha liikematkustaminen kuormittaa ympäristöä ja koronaviruksen tapaiset globaalit yllätykset voivat sekoittaa yritysten liikkuvuutta pahastikin. Toimiva etäneuvotteluiden kulttuuri auttaa yrityksiä pienentämään hiilijalanjälkeään, toimimaan matkustusrajoitusten keskellä ja kaiken lisäksi parantamaan henkilöstön hyvinvointia.

Viime viikot uutiset ovat kertoneet koronaviruksen vaikutuksista myös työyhteisöihin. Elisalla vaikutusta ei juuri ole näkynyt, sillä jo vuosia sitten Elisalla tehtiin päätös etätöiden ja etäneuvotteluiden lisäämisestä. Siitä on tullut tapa.

”Kun kalenteriimme merkitään tapaaminen, siihen on aina lähtökohtaisesti mahdollisuus osallistua videolla. Jos tavataan kasvotusten, se merkitään kalenteriin erikseen”, Elisan henkilöstön kehittämispäällikkö Piia Säylä sanoo.

Elisalla ajatellaan, että jokainen on oman työnsä paras asiantuntija ja tietää, sujuuko tapaaminen etänä vai onko tarpeen matkustaa paikan päälle. Niin asiakkaiden kuin oman tiiminkin kanssa on tilanteita, jolloin aito tapaaminen on paras.

”Kun suurin osa palavereista hoidetaan etänä, voi tarpeen vaatiessa matkallekin lähteä hyvillä mielin. Tiedämme, että emme matkusta turhaan.”

Etäneuvottelu lisää tyytyväisyyttä työhön

Mitä suurempi yritys on, sitä suuremmat taloudelliset kuin ympäristölliset säästöt etäpalavereilla saadaan aikaan. Elisalla on havaittu, että koko henkilöstön kuukauden etäkokouksissa viettämä aika vastaa yhteen laskettuna jopa noin kuutta vuotta.

”Helposti etäkokouksista puhutaan vain säästön tekijöinä, mikä on tietenkin totta. Meille tärkein perustelu on henkilöstön tyytyväisyys, joka on kasvanut etäpalavereiden ja -työn tuoman joustavuuden myötä.”

Säylä on havainnut, että hyvä etätyökulttuuri on yritykselle lisäarvo. ”Se on asia, josta kerromme rekrytoinnin yhteydessä ylpeästi. Laajemmin sillä on myös aluepoliittinen ulottuvuus, sillä meilläkin on yhä enemmän työntekijöitä kasvukeskusten ulkopuolella.”

Onnistuneille etäpalavereille pohjan luovat yhteiset pelisäännöt, nopeat verkkoyhteydet ja toimiva tekniikka.

Teams helpottaa etäneuvottelujen pitämistä

Etäpalaverien järjestämisessä päästään jo pienellä panostuksella näppärästi alkuun. ”Yksinkertaisimmillaan videopalaveri syntyy Office 365 -pakettiin kuuluvan Teams-sovelluksen avulla”, Elisan pilvikonsultti Jari Kotola kiteyttää.

Teamsin avulla monet työt onnistuvat kotoa siinä missä toimistollakin. Ryhmien avulla esimerkiksi saman projektin parissa työskentelevät voivat keskustella chatissa yhteisistä työtehtävistä. Kun yhteisen projektin asiakirjat sijaitsevat pilvessä, Teamsin ryhmätoiminnon kautta jokainen ryhmän jäsen voi muokata samoja asiakirjoja, mikä auttaa pääsemään eroon monimutkaisesta asiakirjojen versioinnista.

Samalla Teams mahdollistaa helpot puhe- ja videopuheluyhteydet niin oman tiimin kuin asiakkaiden kanssa. Riittää, kun yhdellä käyttäjistä on Teams-lisenssi. Sen jälkeen hän voi kutsua esimerkiksi asiakkaat kalenterikutsulla kokoukseen. Liittyminen tapahtuu parilla hiiren painalluksella.

”Teamsia kannattaa alkaa soveltaa nyt, sillä se korvaa vuoden kuluessa Skypen business-version Office 365:ssa. Teams on vahva työkalu, puheluun voi enimmillään osallistua 250 ihmistä samaan aikaan, eli käytännössä rajat tulevat todella harvoin vastaan.”

Keskustelu onnistuu esimerkiksi kannettavan tietokoneen kaiuttimien ja mikrofonin kautta.

 Langattomat kuulokkeet ovat etätyön vakiovaruste

Usein verkossa kokoustavien kannattaa kuitenkin hankkia langattomat kuulokkeet, jotka ovat hyvä apu niin kotitoimistolla kuin tien päälläkin.

”Äänen laatu on huomattavasti tietokoneen kaiuttimia parempi. Samat kuulokkeet toimivat myös puhelimen kanssa, jolloin kädet jäävät vapaaksi.”

Kuulokkeet antavat lisää vapautta työhön myös toimiston ulkopuolella. Teams on saatavilla mobiilisovelluksena. Yhdistettynä kuulokkeiden käyttöön mobiilisovellus mahdollistaa videokuvan luovan käytön.

”Yhä useammin työ on liikkuvaa ja tilanne on se, että osa väestä on toimistolla ja yksi osallistujista esimerkiksi työmaalla. Teamsin mobiilisovelluksella hän voi välittää puhuessaan videokuvaa toimistolle ja tilanteita on helpompi käydä yhdessä läpi”, Kotola sanoo.

Kotola vinkkaa suosimaan laadukkaita kuulokkeita, joissa on vastamelutoiminto, sillä se auttaa keskittymään avokonttorissa tai hälyisissä paikoissa.

Lisälaitteiden myötä Office 365 -paketin Teams on suurimmalle osalle yrityksistä vahva työkalu verkkokokousten alustaksi. Vaativampaan yrityskäyttöön on saatavilla Elisa Videran räätälöidyt konferenssilaitteistot.

”Sopiva ratkaisu kannattaa katsoa aina yrityksen koon ja tarpeen mukaan. Jos tarve ei ole selvillä, paras tapa aloittaa on ottaa yhteys Elisan Yritysguruun tai yritysmyyntiin.”

Kokoa oma kotitoimistosi näillä:

Office 365 ja Teams 
Langattomat kuulokkeet
Netti kotitoimistolle
Suojaa yhteytesi VPN:llä 
Näytöt tietokoneelle

Elisa webinaarit:
Etätyön tehoviikot 23.3-3.4.

Lue myös:

ETÄTYÖN JA VIDEONEUVOTTELUJEN PARHAAT KÄYTÄNNÖT
TYÖ SUJUU VAIKKA COLOSSEUMIN RAPPUSILLA
LUE LISÄÄ ETÄTYÖVINKKEJÄ.