CRM-käyttöönotto hoitui Savoniassa sujuvasti

Savonia-ammattikorkeakoulu ja Business Center Pohjois-Savo käyttävät Microsoft Dynamics CRM:ä. Onnistuneen käyttöönoton takana on käyttäjien sitouttaminen, tarpeiden huolellinen määrittely ja hyvä koulutus.

Pohjois-Savossa niin Savonia-ammattikorkeakoulu kuin alueen yrittäjyyttä ja innovaatiotoimintaa kehittävä Business Center Pohjois-Savo luottavat Microsoft Dynamics CRM -asiakkuudenhallintajärjestelmään.

Ensimmäisenä asiakkuudenhallintajärjestelmän otti käyttöön Kuopiossa, Iisalmessa ja Varkaudessa toimiva Savonia-ammattikorkeakoulu. Se tehostaa CRM:n avulla toimintaansa erityisesti tutkimus- ja testauspalvelujen sekä maksullisen koulutustarjonnan osalta.

Koulutus on Savonian pääprosesseista isoin ja tärkein. Muita merkittäviä liiketoimintaprosesseja ovat tutkimus- ja kehitysprojektit yritysten ja organisaatioiden kanssa sekä liiketoiminta kuten maksullinen koulutus ja laboratorioiden akkreditoidut testauspalvelut. Microsoft Dynamics 365 CRM:llä on näissä kaikissa prosesseissa merkittävä rooli.

”Esimerkiksi betonitestauksemme palvelee lähialueen siltatyömaita. Ensimmäisestä yhteydenotosta aina laskutukseen saakka kaikki kulkee nyt CRM:n kautta”, kertoo liiketoimintapalveluiden EMC testausinsinööri Marko Sorsa.

”Aiemmin tietojärjestelmät eivät taipuneet esimerkiksi siihen, että laskun olisi voinut jakaa useampaan erään. Nyt onnistuu sekin yksinkertainen asia.”

Käyttäjät mukaan alusta asti

Hyvällä käyttöönotolla ja asioiden mietityllä integroinnilla liiketoiminnasta vastaava henkilöstö on saatu sitoutettua järjestelmän käyttöön.

”Julkisorganisaationa jouduimme kilpailuttamaan järjestelmän käyttöönoton toteuttajan vuonna 2015. Anvia nousi voittajaksi aiempien työtoteutustensa perusteella”, kertoo atk-suunnittelija Jukka Miettinen Savonian tietohallintopalveluista. Yhteistyö, kuten tekninen tuki ja päivitys Dynamicsin 365 -versioon, ovat jatkuneet keskeytyksettä Anvian siirryttyä Elisan omistukseen.

”Käyttöönottoprojektin valmisteluvaiheessa tiedostettiin, että suurin haaste on saada ihmiset käyttämään järjestelmää. Siksi loppukäyttäjät olivat alusta asti mukana tarpeiden ja toiminnallisuuksien määrittelyissä – järjestelmää on rakennettu nimenomaan palvelemaan heitä.”

Miettisen mukaan määrittelytilaisuudet oli rakennettu hyvin. ”Mukana on ollut 30–40 henkeä, tarpeen mukaan erilaisilla kokoonpanoilla. Esimerkiksi taloushallinnolla on ollut selkeä rooli, koska yksi toiminnan kipukohtia oli laskutuslähetteiden tekeminen. Muun muassa sitä lähdettiin uudella järjestelmällä korjaamaan.”

Nyt laskutuslähetteet saadaan tehtyä aiempaa näppärämmin, ja samalla kaikista asiakkuuksiin liittyneistä laskutetuista töistä jää jälki.

Kontaktit talteen ja käyttöön

Myös ammattikorkeakoulun opiskelijat ja heidän kontaktinsa on kytketty mukaan. Esimerkiksi kun opiskelija aloittaa opinnäytetyön tekemisen, hän täyttää sähköisen lomakkeen, josta tiedot siirtyvät järjestelmään.

”Sieltä nähdään myöhemminkin, mitä opinnäytetöitä on tehty mihinkin yritykseen, ketkä työnohjaajat ovat olleet kontaktit meiltä ja ketkä yrityksestä. Dynamicsista näkee, onko kyseistä yritystä myös laskutettu. Esimerkiksi uusia tutkimus- ja kehittämishankkeita valmistelevat projektisuunnittelijat voivat tiedustella talon sisällä henkilökunnalta kontakteja yritykseen”, Savonian ohjelmistosuunnittelija Mikko Pääkkönen kuvailee.

Opinnäytetöiden lisäksi pidetään rekisteriä myös alumniksi ilmoittautuneista entisistä opiskelijoista. Ilmoittautuminen tapahtuu jo valmistumisvaiheessa tai sähköisellä lomakkeella Savonian www-portaalissa. Varsinaiseen opiskelijatietojen hallintaan on kuitenkin omat ohjelmistonsa ja CRM:n integraatio niihin tehtiin Elisan sekä Savonian asiantuntijoiden yhteistyönä.

Käyttöönottoprosessin rinnalla on otettu käyttöön myös Lyyti.fi-ilmoittautumisjärjestelmä. Jukka Miettisen mukaan Lyyti on tehostanut maksullisen koulutuksen järjestämistä ja säästänyt valtavasti työaikaa.

Käyttäjien elämä helpottunut

Savonialaiset ovat olleet prosessiin ja Dynamics 356 -järjestelmän toimintaan tyytyväisiä. ”Palautetta on tullut suoraan käyttäjiltä, ja moni on sanonut, että elämä on helpottunut erityisesti laskutuksen osalta. Järjestelmää ei koeta työn lisänä, vaan sitä auttavana, eli alkuperäinen tavoite näyttää toteutuneen”, Jukka Miettinen kertoo.

Dynamicisin käyttöliittymä on tietysti omanlainensa – ja monille uudenlainen. Määrittelyvaiheessa on kuitenkin karsittu toiminnoista pois kaikki ylimääräinen, mitä ei tarvita.

Elisan palvelu saa ammattikorkeakoulun henkilöstöltä kiitosta. ”Tukipalvelun vasteajat ja reagointinopeus ovat olleet hyviä. Jos on ollut kysyttävää, aina on vastaus saatu. Elisa on myös pyynnöstämme järjestänyt käyttäjille koulutusta. Olemme olleet tyytyväisiä, yhteistyö on toiminut hyvin”, sanoo Miettinen.

Business Centerille oma CRM-järjestelmä ja koulutus

Business Center Pohjois-Savo on uusi pohjoissavolainen palveluverkosto,  joka vahvistaa maakunnan, sen elinkeinoelämän ja muiden organisaatioiden osaamista ja kansainvälistä kilpailukykyä. Organisaatio panostaa yrittäjyyteen ja innovaatioihin sekä uusien palvelujen ja tuotteiden kaupallistamiseen sekä tuo yhteen alueen isojen koulutusyksiköiden (Savonia-ammattikorkeakoulu, Itä-Suomen yliopisto ja Savon ammattiopisto) tutkimus-, innovaatio- ja yrittäjyysosaamisen.

“Kun tarvitsimme organisaatioon oman CRM-järjestelmä, valinta kohdistui Savonian hyvän kokemuksen ansiosta Elisaan. CRM:n suunnittelu ja käyttöönotto on sujunut myös meillä mallikkaasti, kiitos Elisan”, kertoo Business Centerin johtaja Kaija Sääski.

Business Centerin CRM-järjestelmä on oma itsenäinen järjestelmä, jotta kaikki asiakastieto säilyy oikeassa paikassa ja Business Centerin noin 20 henkilön tiimin helposti käytettävässä muodossa. CRM:n ulkoasu toteutettiin Business Centerin ilmeellä, jotta käyttäjät varmasti tietävät missä asiakkuudenhallintajärjestelmässä kulloinkin toimivat.

CRM -järjestelmän koulutus oli huhtikuussa 2020.
“Hyvä ja napakka koulutus, ja erinomaista, että saimme luvan koulutuksen tallentamiseen. Koska CRM:n käytön oppii vain tekemällä, on hyvä että käyttäjät pystyvät palaamaan tarvittaessa koulutuksen tallenteeseen”, Sääski kertoo.

Teksti: Mikko Laasanen, Savonia-ammattikorkeakoulu

Tutustu Microsoft Dynamics 365 - järjestelmään