Bookings varaa, yrittäjä tekee

Automaattisesti toimiva verkkoajanvaraus vapauttaa yrittäjän puhelimen päästä asiakkaan palvelemiseen. Office 365:een kuuluva Bookings säästää myös kustannuksia.

Mitä vähemmän yrityksessä on työntekijöitä, sitä tärkeämpää on, että he keskittyvät omaan ydinosaamiseensa. Toimistotyön karsimisessa automaatiosta on tullut pienyrittäjälle tärkeä apu.

Microsoftin Office 365:een kuuluvalla Bookings-sovelluksella pienyrittäjä saa luotua itselleen luotettavan ja vaivattoman verkkoajanvarauksen.

”Jos yrityksessä tehdään käsityötä, silloin ei vastailla puhelimeen tai selata kalenteria. Bookingsin avulla asiakas voi valikoida hänelle sopivan ajan, yrittäjälle taas jää aikaa keskittyä sisällä olevan asiakkaan palvelemiseen”, tiivistää Elisan järjestelmäasiantuntija Jari Kotola.

Hyvin suunniteltu on helppo käyttää

Bookings kuuluu Office 365:n Business Premium -lisenssiin. Sitä hallitaan selaimella ja asiakkaiden ajanvaraukset näkyvät suoraan Outlookin kalenterissa.

”Palvelun käyttöön ottaminen on yksinkertaistan. Noin tunnissa selviää”, Kotola lupaa.

Bookings otetaan käyttöön Office 365:n sovellusvalikon kautta. Käyttöön ottamiseen kannattaa varata hetki aikaa. Mitä huolellisemmin yrityksen tiedot ja palvelut on alussa kirjattu, sitä joustavampaa sen käyttäminen jatkossa on.

”Omien palveluiden kuvausten ja hintojen sisään naputteleminen on isoin työ. Jos hinnasto on excelissä, se käy nopeasti, mutta jos hinnoittelu on aiemmin toiminut mutu-tuntumalla, hinnat kannattaa ensin yhdenmukaistaa katalogiksi ja palvelukuvaukseksi, jolloin myös asiakkaan varausprosessi helpottuu.”

Suora varaus pitää asiakkaan

Office 365 luo automaattisesti Bookingsille oman verkkosivun, missä oman yrityksen ajanvarausjärjestelmä toimii. Bookingsin asetuksista varauskalenterin voi liittää myös yrityksen Facebook- tai verkkosivuille.

”Se kannattaa tehdä. Kun asiakas on kerran löytänyt paikalle, hänen on päästävä myös varaukseen heti. Jokainen ylimääräinen linkki siinä välissä on turha riski”, Kotola opastaa.

Jos yrityksessä on useampi työntekijä, yrittäjä voi määrittää mitä palvelua kultakin työntekijältä Bookingsissa voi varata. Asiakas puolestaan voi tarkastella esimerkiksi juuri haluamansa kampaajan varaustilannetta. Kun varaus on tehty, se ilmestyy sekä koko yrityksen että valitun työntekijän kalenteriin.

”Yrittäjä voi määrittää, miten ja milloin Bookings lähettää muistutuksen asiakkaalle lähestyvästä ajasta. Jos suunnitelmat muuttuvat, asiakas voi peruuttaa varauksen verkossa yrityksen varausehtojen mukaan.”

Bookings sopii monen alan arkeen

Bookings istuu luontevasti monien alojen yrittäjien arkeen. Selkeitä esimerkkejä ovat esimerkiksi parturi-kampaajat, hierojat ja kauneushoitolat. Järjestelmä sopii hyvin myös vaikkapa perintö- tai riita-asioita neuvovalle pienelle lakiasiaintoimistolle tai pienelle eläinlääkäriasemalle, missä perustoimenpiteiden kesto on luotettavasti arvioitavissa.

”Bookings sopii parhaiten yritykselle, joka toimii yhdessä toimipisteessä, ja jonka palvelut ovat melko hyvin ajallisesti selkeästi mitattavissa”, Kotola tiivistää.

Jos Bookings vielä ei ole käytössä, on hyvä käydä oma IT-palvelusopimus läpi. Lähes jokaisella yrittäjällä on jo käytössään Office 365:n paketti, johon Bookings kuuluu. Silti moni käyttää vielä ulkopuolista ajanvarausjärjestelmää.

”Todennäköisesti yrittäjä saa näin myös kustannussäästöjä. Kun Office 365 on käytössä, enää ei tarvitse maksaa ylimääräisestä ajanvarausjärjestelmästä.”